1. Objeto del Servicio

Las presentes Condiciones del Servicio regulan la relación entre Epik Celebrations (en adelante 'la Empresa') y sus clientes (en adelante 'el Cliente') con respecto a la contratación de servicios de organización y coordinación de eventos sociales y corporativos.

Al solicitar cualquiera de nuestros servicios, el Cliente declara ser mayor de edad, tener plena capacidad legal para contratar y aceptar las presentes Condiciones en su totalidad.

2. Alcance de los Servicios

2.1 Servicios incluidos

Epik Celebrations presta servicios de organización integral de eventos que comprenden:

•  Consultoría inicial y definición del concepto del evento

•  Elaboración de propuesta personalizada y presupuesto detallado

•  Coordinación y gestión de proveedores (catering, decoración, música, fotografía, entre otros)

•  Supervisión logística durante el evento

•  Atención y seguimiento post-evento

Los servicios específicos contratados se detallarán en la propuesta formal y en el contrato de prestación de servicios firmado por ambas partes.

2.2 Servicios no incluidos

Salvo pacto expreso en contrario, no se encuentran incluidos dentro del servicio estándar:

•  Costos directos de proveedores externos no coordinados por Epik Celebrations

•  Permisos, licencias o autorizaciones gubernamentales requeridas para el evento

•  Gastos de traslado fuera del área metropolitana de Puebla

•  Servicios adicionales solicitados el día del evento no previstos en el contrato

3. Proceso de Contratación

3.1 Solicitud y cotización

El Cliente puede solicitar información y cotización a través de nuestros canales oficiales: WhatsApp Business, correo electrónico o de forma presencial en nuestras instalaciones. Epik Celebrations responderá en un plazo máximo de 48 horas hábiles.

3.2 Propuesta formal

Una vez analizada la solicitud, Epik Celebrations emitirá una propuesta formal por escrito que incluirá descripción de servicios, fechas, costos y condiciones específicas. Dicha propuesta tendrá una vigencia de 15 días naturales a partir de su emisión.

3.3 Formalización del contrato

El servicio se formaliza mediante la firma del contrato de prestación de servicios y el pago del anticipo correspondiente. Ningún acuerdo verbal o por mensaje tendrá validez contractual hasta la firma del contrato.

4. Obligaciones de Epik Celebrations

La Empresa se obliga a:

•  Prestar los servicios contratados con diligencia, profesionalismo y calidad

•  Asignar un coordinador de evento como punto de contacto principal del Cliente

•  Informar oportunamente al Cliente sobre cualquier situación que pudiera afectar la planeación o ejecución del evento

•  Guardar confidencialidad sobre la información personal y los detalles del evento

•  Cumplir con los tiempos y entregables acordados en el contrato

•  Gestionar con transparencia los recursos y proveedores asignados al evento

5. Obligaciones del Cliente

El Cliente se obliga a:

•  Proporcionar información completa, veraz y oportuna para la planeación del evento

•  Cumplir con el calendario de pagos establecido en el contrato

•  Designar a un representante con capacidad de toma de decisiones durante el proceso de planeación

•  Notificar cualquier cambio en los requerimientos del evento con al menos 30 días de anticipación

•  Respetar las políticas internas de Epik Celebrations y las de los proveedores involucrados

•  Contar con los permisos necesarios para la realización del evento en el venue seleccionado

6. Precios y Condiciones de Pago

6.1 Precios

Todos los precios cotizados se expresan en Pesos Mexicanos (MXN) e incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA) vigente, salvo indicación expresa en contrario. Los precios podrán ajustarse si el Cliente solicita modificaciones al alcance original del servicio.

6.2 Esquema de pagos

El esquema de pagos se establecerá en el contrato individual de cada evento. De manera general, se aplica el siguiente esquema:

•  Anticipo al momento de la firma del contrato (porcentaje indicado en contrato)

•  Pagos parciales durante el proceso de planeación conforme al calendario acordado

•  Liquidación total antes de la fecha del evento

Epik Celebrations emitirá los comprobantes fiscales (CFDI) correspondientes a cada pago recibido, conforme a la legislación fiscal mexicana vigente.

6.3 Retraso en pagos

El incumplimiento en los pagos en las fechas pactadas faculta a Epik Celebrations a suspender las gestiones del evento hasta la regularización del adeudo, o bien a dar por terminado el contrato con las penalizaciones establecidas en el mismo.

7. Cancelaciones y Penalizaciones

7.1 Cancelación por el Cliente

En caso de cancelación por parte del Cliente, se aplicarán las siguientes condiciones generales, salvo disposición específica en el contrato:

•  Cancelación con más de 90 días de anticipación: pérdida del anticipo inicial

•  Cancelación entre 30 y 90 días de anticipación: cargo del 50% del total del servicio

•  Cancelación con menos de 30 días de anticipación: cargo del 80% del total del servicio

Toda cancelación deberá notificarse por escrito al coordinador asignado y quedará sujeta a las condiciones específicas del contrato firmado.

7.2 Reprogramación

El Cliente podrá solicitar la reprogramación del evento sujeto a disponibilidad de fecha y de proveedores. La reprogramación podrá implicar ajustes en los costos del servicio. Se permite una reprogramación sin penalización adicional si se solicita con más de 60 días de anticipación.

7.3 Cancelación por fuerza mayor

En caso de cancelación por causas de fuerza mayor debidamente justificadas (desastres naturales, emergencias sanitarias declaradas por autoridad competente, entre otros), ambas partes acordarán de buena fe las condiciones de reprogramación o devolución parcial, según corresponda.

8. Limitación de Responsabilidad

Epik Celebrations no será responsable por:

•  Incumplimientos de proveedores externos contratados directamente por el Cliente

•  Daños o perjuicios causados por situaciones de fuerza mayor ajenas al control de la Empresa

•  Diferencias entre las expectativas del Cliente y el resultado final cuando estas no hayan sido especificadas por escrito en el contrato

•  Pérdida de objetos personales del Cliente o sus invitados durante el evento

La responsabilidad máxima de Epik Celebrations ante cualquier reclamación del Cliente se limitará al monto total del servicio contratado y pagado.

9. Modificaciones a las Condiciones

Epik Celebrations se reserva el derecho de actualizar las presentes Condiciones del Servicio en cualquier momento. Los cambios serán publicados en el sitio web oficial y aplicarán a los contratos celebrados con posterioridad a su publicación. Los contratos ya firmados se regirán por las condiciones vigentes al momento de su firma.

10. Legislación Aplicable

Las presentes Condiciones del Servicio se rigen por la legislación vigente en los Estados Unidos Mexicanos. Para cualquier controversia, las partes se someten a los Tribunales competentes de la ciudad de Puebla, Puebla, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

11. Contacto

Para dudas, aclaraciones o gestiones relacionadas con las presentes Condiciones del Servicio:

•   Sitio web: [www.epikcelebrations.com]

•  Correo electrónico: info@epik.com.mx

•  Domicilio: Puebla, Puebla, México

•  Horario de atención: Lunes a viernes de 9:00 a 18:00 hrs | Sábados de 10:00 a 14:00 hrs